POLÍTICA DE PRIVACIDADE E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
COMPROMISSO:
A Comunidade Intermunicipal do Alto Tâmega, doravante CIMAT, pessoa coletiva de direito público de natureza associativa, constituiu-se como unidade administrativa, a que corresponde a NUT III do Alto Tâmega e desenvolve a sua atividade administrativa, no âmbito das suas competências legais, na área geográfica dos Municípios que a integram: Boticas, Chaves, Montalegre, Ribeira de Pena, Valpaços e Vila Pouca de Aguiar.
No rigoroso cumprimento da lei, e com respeito pelos princípios da transparência, e igualdade, adota procedimentos e práticas de segurança com o objetivo de, por um lado garantir sempre a prossecução do interesse público nas áreas da sua intervenção e por outro minimizar a eventual colisão desse desiderato com a esfera pessoal de direitos de cada indivíduo.
Tendo em conta a proporcionalidade e adequação inerente à capacidade de alocação dos recursos e meios técnicos ao seu alcance, a CIMAT está empenhada na criação de medidas de proteção inerentes à privacidade e ao tratamento e circulação dos dados pessoais dos seus cidadãos, trabalhadores e colaboradores, regulares ou ocasionais, utentes, beneficiários de subvenções, apoios ou prémios, alunos, formandos, formadores, titulares dos cargos institucionais internos e externos, parceiros, respetivos representantes legais ou voluntários, bem como a todos quantos acedam ou sejam integrados ou considerados nos seus diversos suportes e plataformas, quer físicas ou digitais, mormente dossiers em papel, ficheiros digitais e websites em uso ou a implementar.
A CIMAT assegura que os Dados Pessoais são objeto de um tratamento lícito, leal e transparente, no âmbito da(s) finalidade(s), para as quais os mesmos são recolhidos.
A CIMAT assume o compromisso de implementar uma cultura de minimização de Dados, em que apenas recolhe, utiliza e conserva os Dados Pessoais estritamente necessários ao desenvolvimento da sua atividade, à prossecução do interesse público e à satisfação dos interesses e direitos individuais visados.
A CIMAT não procede à divulgação ou partilha de Dados Pessoais para fins comerciais ou de publicidade comercial.
DISPOSITIVOS DE RECOLHA E SUPORTES DE DADOS PESSOAIS EM UTILIZAÇÃO:
A CIMAT dispõe, edita e gere os seguintes suportes de dados pessoais:
- Sistema informático composto por um conjunto de soluções de software suportado num conjunto de dispositivos de hardware e outras soluções similares, incluído serviços de email e outros repositórios digitais externos e soluções de comunicação;
- Arquivo Fotográfico Digital;
- Arquivo Audiovisual;
- Arquivos em papel com acesso restrito;
- Arquivo Histórico com acesso restrito;
- Website da CIMAT – cimat.pt;
- Outras plataformas digitais em uso ou em implementação;
ÂMBITO DE APLICAÇÃO DA POLÍTICA DE PRIVACIDADE:
A presente política de privacidade aplica-se à CIMAT, no que concerne aos dados pessoais que recolhe, trata e faz circular, por si ou por intermédio de entidade terceiras, em conformidade com o Regulamento sobre a Proteção de Dados aprovado pelo Regulamento (UE) 2016/679, de 27 de abril.
Igual política ou equiparada será ainda assumida, por via contratual, pelas entidades que tratem esses mesmos dados pessoais por conta da CIMAT, ou seja, em regime de subcontratação, ficando sujeita à supervisão da CIMAT.
A disponibilização de outros links de acesso através do website “www.cimat.pt”, é feita de boa fé e no interesse do utilizador, não podendo a CIMAT ser responsabilizada, pela recolha, tratamento e destino dos dados tratados nessas plataformas, nem pela fiabilidade, exatidão, licitude e funcionalidades aí disponíveis, não lhes sendo, por conseguinte, aplicável esta política de privacidade.
Neste sentido, a CIMAT considera obrigatória e presumirá para todos os efeitos, sem possibilidade de prova em contrário, a leitura e compreensão das políticas de privacidade de todas as plataformas a que aceder o utilizador.
OBJETIVOS E PUBLICITAÇÃO DA POLÍTICA DE PRIVACIDADE:
Para além de a implementar nos seus processos organizativos, a CIMAT redigiu a presente Política de Privacidade com o objetivo de disponibilizar um instrumento explicativo das regras gerais de privacidade e tratamento dos Dados Pessoais que recolhe, sempre no estrito cumprimento da Legislação aplicável.
Para o efeito, o texto da presente Política de Privacidade estará disponível em suporte de papel afixado nos locais habituais de informação da CIMAT e em suporte digital no website www.cimat.pt.
O prescrito nesta Política de Privacidade complementa os contratos ou outros procedimentos ou atos normativos, formais ou informais, que os titulares dos dados celebrem ou que participem junto da CIMAT.
Assim deve ser efetuada uma leitura atenta desta Política de Privacidade, pois, ao disponibilizar os seus Dados Pessoais, seja pessoalmente, ou aquando do acesso ao referido Website, resulta que conhece e aceite estas condições, bem como que o tratamento dos seus dados se destina aos fins previstos por Lei.
A CIMAT pode, a qualquer momento, alterar a presente Política de Privacidade, sendo as alterações, devidamente publicitadas pelos mesmos meios.
DADOS PESSOAIS:
Por Dados Pessoais entende-se, independentemente do respetivo suporte ou formato, a informação ou registo de qualquer natureza relativa a pessoa singular identificada ou identificável, tais como: som, imagem, escrito, quirógrafo, característica, opinião, outra.
Considera-se identificável a pessoa singular que possa ser direta ou indiretamente identificada por referência a dados pessoais específicos, isoladamente considerados ou conjugados entre si, designadamente relativos a identidade física, fisiológica, psíquica, económica, étnica, cultural, geográfica, social, filosófica, religiosa ou sua localização.
RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS:
A entidade responsável pela recolha e tratamento dos dados pessoais é a CIMAT, que com o Titular dos Dados Pessoais estabelece, sempre sob fundamento lícito e legítimo, quais os dados recolhidos, os meios de tratamento e as finalidades a que se destinam.
TIPOS DE DADOS PESSOAIS RECOLHIDOS E DE TRATAMENTOS:
No âmbito da sua atividade a CIMAT, recolhe e trata, designadamente:
- Dados pessoais necessários à prestação e/ou recebimento de serviços aos seus utentes e dos seus fornecedores;
- Dados pessoais necessários à execução de contratos de trabalho ou de prestações de serviço, celebrados com os seus trabalhadores e colaboradores;
- Dados pessoais necessários ao cumprimento de obrigações legais, seja para com entidades públicas, seja para com entidades privadas;
- Dados pessoais necessários à gestão de utentes e fornecedores, à contratação e gestão da relação contratual com utentes, à prestação de serviços ou atribuição de subvenções, apoios ou prémios, à adequação da prestação de serviços às necessidades e interesses dos utentes, à organização de eventos, ao envio de sugestões, de ações de informação e marketing, à divulgação de campanhas, promoções, publicidade e notícias sobre serviços, atividades, eventos e valências, à realização de estudos de mercado ou inquéritos de satisfação, e a gestão de reclamações;
- Dados pessoais necessários à recolha de evidências (som, vídeo e fotografia) para concretização e divulgação de ações, eventos, programas e projetos organizados pela CIMAT em recinto público, aberto ou fechado, ou em recinto privado aberto ao público;
- Dados pessoais necessários às ações de formação imperativas ou facultativas prestadas;
- Dados Pessoais necessários ao exercício dos direitos e deveres da CIMAT no âmbito das relações aludidas nos itens anteriores, e no desenvolvimento da sua atividade para prossecução do interesse público, nomeadamente à gestão laboral, contabilística, fiscal e administrativa, à gestão de contencioso, à prova judicial, à deteção de fraude, à proteção de receita e auditoria, à gestão de rede e sistemas, ao controlo da segurança da informação e da segurança física e à segurança das instalações,
O tratamento desta tipologia de dados: Dados de Identificação, Dados de Contacto, Dados Institucionais, Dados de Localização, Dados de Pagamento, Dados Socioeconómicos, Dados de Educação e Vida Profissional, Dados de Informação de Saúde, Físicos e Biométricos, Dados Fiscais e Declarações Fiscais, Dados Financeiros e Bancários, Dados do Agregado Familiar e da Situação Profissional, deve ser proporcional, lícita e estritamente necessária à finalidade a que destinam.
Sem prejuízo do cumprimento de normas legais, ou ordens legítimas provindas de autoridade competente, relativamente à conservação e transmissão de dados, a CIMAT assenta o tratamento dos dados em três vertentes:
- Tratamento de dados pessoais necessários à sua atividade, na justa e estrita medida exigida pela natureza da relação contratual ou de outra natureza;
- Mediante consentimento do titular dos dados, prestado de forma especificada, prévia, legítima, lícita, livre e informada;
- Obrigações jurídicas que esteja sujeita.
MOMENTO E MODO DE RECOLHA DOS DADOS PESSOAIS:
A CIMAT efetua a recolha dos Dados Pessoais por diferentes meios: presencial, postal, telefone, vídeo, imagem, som, e/ou através das suas plataformas eletrónicas em utilização e em implementação.
Tendencialmente, a CIMAT procede à recolha de dados pessoais quando inicia a relação, ou colaboração contratual ou de outra natureza com o Titular dos Dados, e que seja necessária à prossecução da sua atividade.
No ato da recolha dos dados pessoais, alguns são obrigatórios e necessários para o normal e legal desenvolvimento da relação ou colaboração. Neste sentido, deve a CIMAT informar o titular dos dados dessa necessidade e obrigatoriedade, sob pena da relação ou colaboração não prosseguir.
Tirando os dessa natureza, os que constem de qualquer lista pública e os que possam ser usados na prossecução do interesse público desenvolvida pela CIMAT, os dados pessoais apenas serão recolhidos e tratados se, e para as finalidades, que previamente consentir, de forma livre, informada, específica e inequívoca, por meio de declaração escrita, oral ou através da validação de uma opção, designadamente para a subscrição de newsletters ou comunicações de marketing, situação em que se aplicarão as demais regras desta Política de Privacidade. Caso pretenda deixar de receber estas comunicações, pode manifestar a sua oposição a todo o tempo.
Os dados recolhidos serão tratados documentalmente, seja em suporte de papel, ou digital, no estrito cumprimento da legislação que regula a proteção de Dados, sendo armazenados e contidos em arquivos de papel e/ou base de dados específicas, criadas e geridas para o efeito, de acesso restrito, limitado, exclusivo e sujeito a total confidencialidade, pelos trabalhadores da CIMAT que necessariamente os têm de tratar na prossecução da sua atividade deste.
Em situação alguma, os dados recolhidos serão utilizados, divulgados, cedidos ou transmitidos, para outra finalidade para além daquela para a qual foi dado o consentimento pelo titular, quando este seja necessário, ou para a finalidade lícita e legítima que fundou a recolha.
FINALIDADES DA RECOLHA E TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS:
No geral, os dados pessoais recolhidos assentam nas seguintes finalidades: gestão de utentes, fornecedores e colaboradores, contratação e gestão da relação contratual com utentes, fornecedores, trabalhadores e colaboradores, recebimento e prestação dos serviços, apoios, subvenções ou prémios contratados ou atribuídos, adequação destas prestações ou atribuições às necessidades e interesses dos utentes, organização de eventos festivos, lúdicos ou desportivos, envio de sugestões, ações de informação e marketing, campanhas, promoções, publicidade e notícias sobre os serviços, realização de estudos de mercado ou inquéritos de satisfação, gestão de reclamações, gestão laboral, contabilística, fiscal e administrativa, gestão de contencioso, prova judicial, deteção de fraude, proteção de receita e auditoria, gestão de rede e sistemas, controlo da segurança da informação e da segurança física, segurança das instalações, cumprimento de obrigações legais e as demais finalidades para as quais a Lei preveja a prossecução do interesse público visado pela CIMAT.
Aquando da recolha dos dados e sempre que o solicitar, será informado com mais detalhe sobre o tratamento que a CIMAT fará dos seus dados.
PRAZOS DE CONSERVAÇÃO DOS SEUS DADOS PESSOAIS:
Havendo exigência legal específica que obrigue a conservação dos dados por um período de tempo mínimo, este será observado pela CIMAT.
A CIMAT manterá os seus dados pessoais armazenados durante o período de tempo mínimo e estritamente necessário à finalidade para a qual a informação é recolhida e tratada, bem como à necessidade de comprovação judicial ou administrativa dos factos na base daquela finalidade. Findo este prazo serão eliminados.
DIREITO DE ACESSO, RETIFICAÇÃO, OPOSIÇÃO, APAGAMENTO, LIMITAÇÃO E PORTABILIDADE DOS SEUS DADOS PESSOAIS:
É pela CIMAT garantido ao titular dos dados pessoais, o direito de acesso, retificação, oposição, apagamento, limitação, portabilidade, retirada de consentimento dado e reclamação junto de autoridade de controlo.
O exercício destes direitos pode ser exercido mediante comunicação escrita remetida para o endereço postal Avenida dos Aliados N.º 9 5400-038 Chaves ou eletrónico geral@cimat.pt
MEDIDAS QUE ADOTAMOS COM VISTA À SEGURANÇA DOS SEUS DADOS PESSOAIS:
A CIMAT observa as melhores práticas. Tendo para o efeito adotado as medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança e da proteção dos Dados Pessoais, adequadas ao risco. Para tal, tem aprovado e implementado exigente plano de conformidade com os objetivos, a Lei e o interesse dos titulares dos dados pessoais, capaz de acautelar a proteção dos dados que nos são disponibilizados, no sentido de os proteger contra a sua deturpação, difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado, bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito. Neste plano, os dados pessoais qualificados como sensíveis são recolhidos e tratados, não só com total observância das exigências legais aplicáveis, como com o zelo, cuidado e reserva que no caso se justifica.
Assim, o(s) formulário(s) de recolha de dados pessoais digitais ou em papel, preenchidos nas instalações físicas da CIMAT ou no website, ficam armazenados de forma segura nos repositórios físicos e sistemas digitais desta.
Todos os dados pessoais cedidos, encontram-se num Datacenter da CIMAT, a coberto de todas as medidas de segurança físicas e logísticas avançadas, que esta entende serem indispensáveis à sua proteção.
Apesar destas medidas de segurança, ficam alertados todos quantos navegam na Internet que devem adotar medidas adicionais, designadamente assegurar que utiliza um computador e um Browser atualizados em termos de “patches” de segurança adequadamente configurados, com firewall ativa, antivírus e anti spyware e, certificar-se da autenticidade dos sites que acede, devendo evitar plataformas em cuja reputação não confie.
Sempre que, na prossecução legítima e lícita dos objetivos da atividade da CIMAT, esta adote medidas de monitorização dos seus colaboradores, no que concerne ao controlo de acesso, dos horários de trabalho, das tarefas e produtividade, da circulação e transporte, não só os visados terão conhecimento prévio da respetiva implementação – sendo-lhe, sempre que legalmente necessário e lícito, solicitado o respetivo consentimento – como as ferramentas usadas, assegurarão o mesmo nível segurança dos Dados Pessoais por elas recolhidos e tratados.
Do referido plano de conformidade e segurança faz parte a existência em funções de um Encarregado de Proteção de Dados Pessoais designado, a quem incumbe, entre o mais, verificar esta Política de Privacidade, manter claras as regras de tratamento de dados pessoais e comunicar com as autoridades de controlo, garantindo a todos quantos confiam à CIMAT o tratamento dos seus dados pessoais, o conhecimento efetivo do modo como esta os trata e quais os direitos que lhes assistem nessa matéria.
Sempre que haja uma violação de dados pessoais que o justifique, seja decorrente de caso fortuito ou de força maior, ou resultante de ação humana, será a mesma oportunamente comunicada à autoridade de controlo, e será objeto de prontas medidas adequadas a mitigar o máximo possível a respetiva extensão e efeitos.
ENCARREGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS DESIGNADO:
A CIMAT designou um Encarregado da Proteção de Dados (Data Protection Officer – DPO) que poderá ser diretamente contactado através de carta enviada para o endereço postal Avenida dos Aliados n.º 9 5400-038 Chaves ou para o endereço eletrónico geral@cimat.pt
COMUNICAÇÃO DE DADOS A OUTRAS ENTIDADES, SUBCONTRATANTES OU TERCEIROS:
A CIMAT pode recorrer a subcontratantes para efeito de recolha e tratamento de dados, obtendo dessas entidades por via contratual, garantia de fiabilidade, segurança e obrigação de desenvolver as medidas técnicas e organizativas adequadas à sua proteção. Não obstante, por imposição legal, determinados dados pessoais poderão ser comunicados a autoridades públicas, tais como autoridade tributária, tribunais, forças de segurança ou de idêntica natureza.
Deste modo, qualquer dessas entidades subcontratadas tratará os Dados Pessoais dos colaboradores/utentes/fornecedores/alunos/formandos/formadores, outros, em nome e por conta da CIMAT, sob obrigação de adotar as medidas técnicas e organizacionais adequadas ao risco, de forma a proteger os dados pessoais contra a destruição ou perda, acidental ou ilícita, a deturpação, a alteração, a difusão ou o acesso não autorizado e contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
TRANSFERÊNCIA DE DADOS PESSOAIS:
A prossecução da atividade da CIMAT pode implicar a transferência dos seus dados para fora de Portugal. Nesta eventualidade a CIMAT cumprirá rigorosamente as disposições legais aplicáveis a tais transferências, nomeadamente quanto à determinação da fiabilidade e adequação do País de destino à proteção de dados pessoais.
WEBSITE:
“Cookies” são pequenas etiquetas de software que são armazenadas no computador utilizado para visitar o Website, através do navegador (browser), que por regra retêm apenas informação relacionada com as preferências de navegação, e que visam apenas melhorar a experiência do utilizador, não guardando, por norma, dados pessoais.
Sempre que eventualmente não seja o caso, ao utilizador será sempre solicitado consentimento para os fornecer, nos termos legais.
Quando o utilizador visita o site da CIMAT, são recolhidos dados conhecidos como “percurso de cliques” (endereço do servidor, nome do domínio, etc…).
Estas informações/dados são armazenados de forma anónima e servem apenas para análise estatística generalizada e webmining, com o objetivo de melhorar os serviços a prestar.
Todos os dados fornecidos pelos visitantes do website gozam do mesmo tratamento e proteção atrás referidos. Todavia, os visitantes devem ter presente que ao fornecer informações pessoais online, existe um risco de interceção e utilização ilícita destas informações, por terceiros. Correrá, por isso, sempre por conta e risco de quem os fornece, o grau de segurança preventiva adotado e as consequências daí decorrentes.
A utilização do website da CIMAT implica a aceitação dos termos da presente política de privacidade.
ATUALIZAÇÕES
Esta Política de Privacidade poderá ser objeto de atualização, de forma a refletir a evolução do interesse dos titulares de dados, ou da legislação atinente, e sempre que se justifique.
Quando forem publicadas alterações a esta política a CIMAT irá, simultaneamente, alterar a respetiva “data de atualização”.
Recomenda-se a consulta periódica da Política de Privacidade e tratamento de dados em vigor, para que os titulares se mantenham informados quanto ao modo como a CIMAT protege os Dados Pessoais e quais as informações e direitos que lhes assistem.
Data da atualização: 6 de março de 2019
